Edo Offerhaus – NLiB

“We werken nu veel effectiever en efficiënter aan onze doelstellingen”

NLinBusiness implementeert een nieuwe way of working

De ruim twintig medewerkers van NLinBusiness kwamen in april 2021 naar de boerderij van Gezond Boeren Verstand voor een leuke teamdag met een inhoudelijke component. De organisatie bestond destijds bijna drie jaar. Na een vliegende start werd duidelijk dat er behoefte was aan een betere afstemming onderling en het verbeteren van de strategische executie. De teamdag op de boerderij legde patronen bloot waarmee het team aan de slag kon. Nu, bijna twee jaar later, is de NLiB Way of Working geïmplementeerd en door de hele organisatie omarmd.

NLinBusiness is een initiatief van VNO-NCW en MKB Nederland. Het is het startpunt voor ondernemers die internationaal zaken (willen) doen. Zij vinden er informatie, inspiratie en de juiste partners, zodat ze beter voorbereid en sneller aan de slag kunnen. NLinBusiness heeft wereldwijd veertig Cities of Opportunity geïdentificeerd. In deze steden worden NL Business Hubs gebouwd, sterke netwerken van Nederlandse ondernemers en lokale partners.

Schapen drijven
Daan Marks is directeur International Business bij NLinBusiness. “Op het moment dat wij bij Gezond Boeren Verstand de schapen bij elkaar gingen drijven, stonden wij op een punt waarop we steeds meer projectmatig gingen werken. Er waren mensen in het team die al bedreven waren in agile werken, anderen waren juist goed in het klassieke projectmatig werken. Maar er waren ook mensen die weinig ervaring met project management hadden. Daarom leek het ons goed om daar aandacht aan te besteden tijdens een teamdag. Op de boerderij kun je bijvoorbeeld heel goed zien wie het voortouw neemt, wie liever even afwacht en hoe mensen omgaan met informatie die ze gedurende het proces krijgen. Dat was interessant, maar vooral heel leuk.”

Waarom is Henk Vroom vervolgens in beeld gebleven?
Daan: “Dat is geleidelijk gegroeid. Henk deelde op de boerderij zijn observaties over hoe hij ons als team zag acteren. We kwamen tot de conclusie dat we echt een slag moesten maken in het harmoniseren van onze projectaanpak. Als jonge organisatie pakten we in eerste instantie dingen gewoon op en in veel gevallen ging dat ook goed. Maar dan komt er een moment dat je inziet dat je verder moet gaan professionaliseren. Als projecten op verschillende manieren worden aangepakt, zorgt dat voor spraakverwarring. Daarom hebben we Henk gevraagd om ons te begeleiden bij het invoeren van een standaard way of working die past bij onze organisatie. We wilden niet super dogmatisch zijn in de leer van agile werken of de klassieke aanpak. Maar zochten een manier die past bij onze organisatie.”

Geloofwaardigheid

Waarom was het voor jullie nuttig om daar iemand van buiten bij te betrekken?
“Iemand die niet uit de organisatie komt, kan verschillende rollen pakken. Om te beginnen heeft Henk de kennis en ervaring en daarmee ook de geloofwaardigheid. Hij kan ook gemakkelijker kritisch zijn. Voor ons kwam het invoeren van de nieuwe werkwijze bovenop het dagelijks werk; dat gaat gewoon door. We konden hiervoor eigenlijk geen mensen vrij maken. Daarom was het prettig, maar vooral ook logisch om het met een externe te doen.”

Het traject bij NLinBusiness is begonnen met een basistraining agile werken, zodat iedereen vanuit hetzelfde punt vertrekt. Vervolgens is er een werkgroep gevormd die samen met Henk in zo’n twee maanden tijd de nieuwe way of working heeft gedefinieerd. Deze vijf medewerkers zijn vervolgens als ambassadeurs betrokken bij de implementatie, onder leiding van Henk. Door het inzetten van deze ambassadeurs – die actief betrokken waren bij het vormgeven van de nieuwe werkwijze – is het op een goede manier geland in de organisatie.

Daan: “Door het met elkaar te doen, creëer je ook iets dat ‘eigen’ voelt. Dat is een belangrijke eerste stap. Verder zijn wij een organisatie die continue leert. Dat betekent dat we ook kritisch naar de way of working blijven kijken en sommige dingen ook al hebben aangepast. Verder vinden we het belangrijk dat we in de top het goede voorbeeld geven. Het managementteam heeft laten zien dat wij de nieuwe werkwijze omarmen. En zo is de way of working inmiddels in de hele organisatie ingebed.”

Complexiteit

Edo Offerhaus, managing director van NLinBusiness: “We hebben een heel diverse organisatie. De jongste medewerker is 25, de oudste 55 en ze hebben verschillende achtergronden. Iedereen heeft wel ervaring met projectmanagement, maar allemaal op een ander niveau en met een andere theoretische onderbouwing. Dat geldt voor de hele organisatie, maar ook voor het managementteam. Tegelijkertijd geven wij leiding aan een organisatie die draait om het succesvol ontwikkelen van projecten. Om recht te doen aan de complexiteit van onze activiteiten, moest die NLiB Way of Working er komen. Hiermee kunnen we optimaal gebruikmaken van alle kennis en ervaring van de mensen in het team.”

Edo: “Het fijne van de samenwerking met Henk is dat hij open staat voor lokale adaptatie. Dit project is ontstaan vanuit een gedeelde frustratie in de organisatie. Het was niet duidelijk hoe wij met elkaar projecten managen. Daardoor was er een groot draagvlak om samen aan een oplossing te werken. Bij zo’n transitie is het belangrijk dat het team het uitgangspunt vormt en niet de theorie. Je denkt na over hoe je als team wilt samenwerken. Maar ook over welke karaktereigenschappen en vaardigheden er binnen dat team zijn. We zijn dus niet alleen bezig geweest met de way of working, maar ook met het begeleiden van mensen. Waarom reageert iemand zoals hij reageert? Die menselijke component en de vaardigheden in het team, moeten worden meegenomen in het hele verhaal. Het gaat dus om een combinatie van die nieuwe werkwijze met de soft skills van de mensen.”

Wat heeft het jullie opgeleverd?

Daan: “We werken nu veel effectiever en efficiënter aan onze doelstellingen en er is meer structuur. Dat brengt rust in de organisatie omdat er veel meer voorspelbaarheid is. We hebben ritmes, rituelen en een gemeenschappelijke taal. Dat zorgt voor duidelijkheid, zowel intern als voor onze partners. We monitoren wekelijks medewerkerstevredenheid en de way of working wordt daarin vaak benoemd. Medewerkers geven ons terug dat het hen energie geeft, de samenwerking beter verloopt en dat het nu inzichtelijk is wanneer doelen zijn afgerond. Dat vinden mensen prettig. Het is moeilijker om dat in de buitenwereld te meten. Dit is iets wat in de keuken gebeurt, je weet niet precies wat de mensen in het restaurant ervan merken. Maar ook daar denk ik dat voor hen veel duidelijker en voorspelbaarder is hoe projecten verlopen en waar we staan. Ik denk dat we daarmee vernieuwend zijn in het Haagse speelveld. We inspireren en enthousiasmeren aan de publieke kant en mensen merken dat er energie in onze club zit.”

Scherp blijven
De nieuwe manier van werken is inmiddels goed geland in de organisatie. Om scherp te blijven of iedereen dat zo ervaart, evalueert NLinBusiness ieder kwartaal de way of working. Nieuwe medewerkers moeten worden meegenomen in het verhaal en er wordt zo een vinger aan de pols gehouden voor bijvoorbeeld de dynamiek in het team. Henk is daar niet meer bij betrokken, zijn rol is tijdens het proces steeds kleiner geworden. Daan: “De organisatie heeft het op een natuurlijke manier overgenomen. We hebben nu zelf de skills om de way of working goed te draaien en bij te sturen als dat nodig is.”